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05 Apr

François Lenormand

L’AG du futur sera hybride

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La technologie s’est invitée dans le monde des assemblées annuelles, et elle y est pour longtemps. Les technologies événementielles facilitent grandement l’organisation et la tenue de ces assemblées, depuis la préinscription jusqu’à l’analyse post-événement.

Lumi est le leader des logiciels événementiels ; depuis 20 ans, aux quatre coins du monde, l’entreprise propose son expérience et son assistance aux sociétés, cotées ou non, aux associations non constituées en société et à d’autres organisations (mutuelles, fédérations etc), veillant au bon déroulement et à la fiabilité des assemblées générales annuelles (AG).

Notre technologie brevetée exclusive, développée en collaboration avec des teneurs de registre du monde entier, améliore le déroulement des réunions physiques et permet également d’inclure les participants qui ne peuvent assister en personne à l’événement.

Sur place, nous aidons les organisateurs de réunions et d’événements à enregistrer/émarger les participants ; nous organisons des votes, sondages et scrutins sécurisés en temps réel et proposons des services de gestion des questions et réponses, ainsi que l’établissement de rapports pertinents.

Et grâce à notre plate-forme mondiale, notre technologie applicative exclusive améliore également la mobilité de votre réunion en permettant aux personnes qui ne peuvent être présentes à votre AG d’y participer à distance. L’AG hybride, à laquelle les participants peuvent assister physiquement ou en ligne, a atteint sa phase de maturité et nous nous attendons à voir de nombreuses sociétés opter pour les réunions hybrides en 2019 et 2020.


Une AG hybride, qu’est-ce que c’est ?

Une assemblée générale annuelle traditionnelle exige que les actionnaires se rendent à un endroit particulier, munis de documents papier pour s’identifier et voter ; elle nécessite une procédure d’inscription manuelle auprès d’un service d’assistance ou d’émargement. Ces réunions nécessitent de nombreuses formalités administratives ; l’obtention des résultats de votes peut demander des heures, et il est très souvent difficile d’analyser le déroulement de la réunion et d’en tirer des conclusions pertinentes.

Les nouvelles technologies telles que celle de Lumi permettent la tenue d’AG « virtuelles », hors d’un endroit physique ; toutes les démarches sont effectuées en ligne. Ceci réduit le personnel nécessaire à la gestion des services d’émargement et la tenue de la réunion, augmente la participation et rend le processus de vote beaucoup plus facile à mettre en œuvre et à analyser.

Les réunions virtuelles sont très prisées aux États-Unis, et la technologie est suffisamment sophistiquée pour autoriser des sessions de questions-réponses et des communications rigoureuses avec le conseil d’administration. D’une certaine manière, les réunions virtuelles sont plus transparentes que les réunions physiques, car toutes les informations sont là, devant vous, et vous avez la certitude que tous les participants connectés sont authentifiés ; vous savez ainsi que chacun vote uniquement conformément aux parts qu’il détient légitimement. Cependant, sur de nombreux marchés, tels que le Royaume-Uni ou la France, des observateurs considèrent que les réunions virtuelles limitent les droits des actionnaires en les empêchant d’interroger directement les dirigeants des sociétés.

La solution évidente repose sur l’association des réunions physiques traditionnelles et des avantages technologiques de l’AG virtuelle – c’est-à-dire une réunion hybride. Cette approche permet de maintenir le contact direct souhaité par les actionnaires, mais permet également de rendre l’assemblée accessible à ceux qui ne peuvent y assister en personne.

La réunion peut ainsi être ouverte au plus grand nombre, ce qui augmente la participation et améliore la gouvernance d’entreprise.


Dispositif de sécurité

Les réunions hybrides introduisent la dimension “online” dans la participation aux AGs ; aussi, les risques inhérents à la cybersécurité constituent une préoccupation évidente, non seulement en raison de la nature potentiellement confidentielle des discussions, mais aussi en raison de la nécessité de garantir un vote à la fois fiable et exact.

Il est crucial que les organisateurs puissent vérifier avec certitude que les participants sont bien ceux qu’ils prétendent être. La technologie brevetée et homologuée de Lumi repose sur un réseau sécurisé et chiffré, surveillé par notre équipe tout au long de l’événement, qui vous assure de disposer d’un réseau intègre, géré et protégé du début à la fin de l’AG. La réunion peut faire l’objet d’un audit immédiat ; toutes les données sont enregistrées, fournissant ainsi un compte rendu objectif complet de l’assemblée, et notamment des votes de chaque membre.

Le vote électronique améliore la transparence et l’exactitude en éliminant des processus tels que le vote à main levée ou les bulletins de vote papier. Les solutions Lumi vous offrent un suivi de l’émargement et du vote plus rapide et plus facile, un accès instantané aux résultats, des pistes d’audit et d’analyse. Les participants ont la certitude que leur vote a été comptabilisé. Cela dégage également davantage de temps pour discuter des points mis à l’ordre du jour de votre assemblée.


Conclusion

L’évolution vers les AGs hybrides est une tendance qui s’impose partout dans le monde et qui ne s’inversera pas. Cette technologie est là pour longtemps, et elle améliore tellement l’organisation et le déroulement des réunions que de nombreux teneurs de registre et organisateurs d’événements saisissent l’occasion de faire entrer leurs assemblées de plain-pied dans le 21e siècle.

Cependant, vous devez vous assurer de pouvoir compter sur le bon partenaire technologique lorsque vous vous lancez dans cette aventure. Lumi améliore les réunions grâce à sa technologie depuis maintenant 20 ans, partout dans le monde. Nous sommes un prestataire Premium de vote et l’unique fournisseur fiable auquel vous pouvez envisager de confier l’organisation de vos réunions multi-sites ; nous vous aidons à réduire le coût de vos assemblées, tout en vous apportant tous les outils indispensables à leur gestion et leur tenue.

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