À l’heure où la pandémie de COVID-19 bouleverse véritablement tous les aspects de la vie quotidienne, je soupçonne que peu de personnes extérieures à « l’industrie » ont réfléchi à l’impact des restrictions de déplacement et de l’interdiction des rassemblements publics de plus de deux personnes sur les assemblées générales annuelles.

Pourtant, la tenue d’une AG constitue une obligation légale ou constitutionnelle pour de nombreuses sociétés cotées, associations, mutuelles, fédérations sportives et organisations à but non lucratif. Pour leurs AG, les professionnels de la gouvernance se trouvent dans l’obligation de réfléchir à des options qui, encore récemment, auraient été considérées comme « extrêmes ». Tenir une AG à huis clos, sans la présence des actionnaires ? Jamais... Tenir une AG entièrement en ligne et inviter le conseil d’administration et les actionnaires à y participer virtuellement ? Juridiquement confus, voire controversé, pour certains...

Je ne suis peut-être pas en mesure de commenter la légalité de ces options pour votre organisation, ni l’impact possible sur la privation de droits des actionnaires/membres. En revanche, ce que je peux faire, c’est aider à dissiper certaines « craintes » qui semblent se manifester lorsque l’on évoque les assemblées générales virtuelles.

1. En réalité, ce n’est vraiment pas si différent.

Une assemblée générale virtuelle n’est pas vraiment différente d’une assemblée générale physique. Tous les éléments qui caractérisent une assemblée générale physique (enregistrement authentifié, questions et réponses, vote) sont toujours présents lors d’une assemblée générale virtuelle. Le guichet d’émargement est remplacé par un écran de connexion, sur lequel les utilisateurs peuvent saisir leurs identifiants uniques, qui sont fournis par votre secrétaire général ou figurent sur l’avis de convocation. Le micro distribué par les hôtesses lors des séances de questions et réponses est remplacé par un champ de saisie de texte, et les boîtiers de vote sont remplacés par des cases à cocher cliquables, affichées sur un écran. La véritable différence est que votre conseil d’administration et les participants ne se trouvent pas au même endroit ; et même si vous diffusez une retransmission sur le Web pour permettre à vos membres ou actionnaires de suivre les débats, le conseil d’administration sera dans un studio prévu à cet effet ou s’exprimera grâce à un micro.



2. La technologie des assemblées générales virtuelles est vraiment trop complexe.

Ce n’est pas moi qui vous contredirai ; la technologie des assemblées générales virtuelles est vraiment complexe. Toutefois, il s’agit de la même technologie que celle qui gère la plupart de vos réunions dans vos bureaux. Les logiciels essentiels continuent à veiller au bon déroulement de votre assemblée générale en ligne (ainsi que des éventuels votes) et gèrent également les séances de questions et réponses et la création de rapports. En réalité, si le même opérateur Lumi est présent lors de votre événement, il peut également gérer votre AG virtuelle.

La technologie Lumi a été développée pendant 20 ans ; elle est utilisée par de nombreux centralisateurs et hôtesses d’accueil dans le monde, et gère des milliers d’AG chaque année. Grâce à cela, l’approche virtuelle est un simple prolongement ; elle n’est guère plus complexe qu’une assemblée générale physique, qui se tient uniquement dans une salle.

3. Les actionnaires ou les membres seront découragés par la difficulté de participer à une AG virtuelle.

Il est aussi simple de participer à une assemblée générale virtuelle que d’accéder à une page Web ou d’utiliser une application sur un appareil mobile. La technologie mobile est omniprésente (le taux de possession d’appareils mobiles dépasse aujourd’hui celui des ordinateurs de bureau) et ses fonctionnalités sont simples d’utilisation. Ainsi, même si le conseil d’administration et la présidence doivent prendre un peu de temps pour s’assurer de maîtriser le fonctionnement de la solution, vos actionnaires et vos membres trouveront cela simple et direct.



4. Une assemblée virtuelle n’est pas sécurisée.

Cela aussi, c’est un mythe. De nombreuses mesures ont été mises en place pour assurer la sécurité d’une AG virtuelle, des protocoles de sécurité stricts aux réseaux sécurisés dans le Cloud. La sécurité de toute AG est primordiale, et nos systèmes sont régulièrement soumis à des tests d’intrusion par des organisations tierces, afin d’assurer que la plate-forme ne présente aucune vulnérabilité.



5. Tout le monde va essayer de parler en même temps.


Beaucoup croient, à tort, qu’une AG virtuelle se déroulera de la même manière qu’une réunion en ligne dans Zoom – où tous les participants peuvent être vus et entendus et peuvent parler en même temps. La réalité est tout à fait différente. Les membres du conseil d’administration peuvent se trouver dans la même pièce ; dans le cadre d’une assemblée générale entièrement virtuelle, toutefois, il est probable qu’ils y assistent indépendamment les uns des autres. Le « public », constitué de vos actionnaires ou vos membres, est complètement séparé d’eux, et son mode d’accès à la plate-forme lui permet uniquement de regarder et d’écouter. Les actionnaires et les membres ne peuvent pas interagir avec le conseil d’administration ou entre eux ; ils peuvent simplement envoyer des questions modérées via la fonction de saisie de texte de la plate-forme, voter les résolutions ou voter pendant les scrutins ou les élections, si cette fonctionnalité est activée.

Votre assemblée générale virtuelle se déroulera sans doute encore mieux qu’une assemblée générale en salle, qui peut toujours être perturbée par l’activisme des actionnaires ou des membres ou être la scène d’un débat houleux entre participants.

J’espère que cette publication de blog contribuera à apaiser certaines de vos inquiétudes au sujet d’une assemblée générale virtuelle et qu’elle vous incitera à recommander, en toute confiance, que votre assemblée générale annuelle ne soit pas reportée ou annulée, ni tenue à huis clos. Et qu’il existe une solution qui vous permet de continuer à interagir avec vos actionnaires ou vos membres, de conserver une bonne gouvernance d’entreprise et de prendre des décisions pour préserver le déroulement « habituel » de vos activités en ces temps difficiles.

Pour découvrir comment le logiciel et le matériel de Lumi peuvent aider votre AGA à se dérouler sans problème, à engager plus d’actionnaires et à permettre la présence à distance, contactez-nous dès aujourd’hui.